Eleid voor gegevensbescherming

We zijn ons ervan bewust dat uw vertrouwen in ons het belangrijkste kapitaal vormt van FACT GROUP (hierna te noemen "Fact Group" "wij" of "onze onderneming"), inclusief de verschillende bedrijven van de groep, namelijk F.A.C.T. SECURITY SPRL, Fact Training Center - Trainingscentrum voor de beroepen m.b.t. de beveiliging en bewaking met een maatschappelijk doel, FACT Services bvba en F.A.C.T. SECURITY SARL. Uw privacy is daarom van groot belang voor ons. Dit Beleid voor Gegevensbescherming (hierna genoemd het "Beleid") is onder meer van toepassing op (i) onze website(s) https://www.factgroup.be (hierna genoemd: "Website") en (ii) alle (commerciële) relaties tussen Fact Group en haar klanten, prospecten en zakelijke partners en alle personen waarmee we mogelijk in contact staan.

Dit Beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die worden verwerkt door Fact Group die optreedt als verantwoordelijke voor de verwerking, en omvat alle gegevensverwerking waarvoor de Fact Groep verantwoordelijk is.

Dit Beleid bevat onder andere informatie over de persoonlijke gegevens die Fact Group verzamelt, evenals de manier waarop Fact Group deze persoonlijke gegevens verwerkt.

Fact Group wenst te benadrukken dat het te allen tijde tracht te handelen in overeenstemming met (i) de Europese Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (de algemene verordening gegevensbescherming trad in werking op 25 mei 2018 - de "AVG") en (ii) de (toekomstige) Belgische wetgeving met betrekking tot de implementatie van bovengenoemde verordening. Dit Beleid bevat onder andere informatie over de persoonlijke gegevens die Fact Group verzamelt, evenals de manier waarop Fact Group deze persoonlijke gegevens gebruikt en verwerkt.

Het bezoeken van de website en het aanmaken van een account daarop, het inschrijven op onze diensten en training en de communicatie in het algemeen met Fact Group impliceert uw uitdrukkelijke goedkeuring (door het meedelen van uw persoonlijke gegevens of "opt-in" van deelname) aan dit Beleid en dus aan de manier waarop wij uw persoonlijke gegevens verzamelen, gebruiken en verwerken.

Dit Beleid dient samen met de gebruiksvoorwaarden van de website en het cookiebeleid van Fact Group te worden gelezen.

Soorten persoonlijke gegevens

Fact Group kan de volgende persoonlijke gegevens verzamelen en verwerken:

  • Naam
  • Voornaam
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Nationaal rijksregisternummer
  • Bankrekeningnummer
  • Woonplaats
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer (vast / mobiel)
  • Klantnummer
  • Gegevens m.b.t. de aanwezigheid tijdens opleidingen
  • Diploma’s
  • Alle persoonlijke gegevens die vrijwillig aan Fact Group worden verstrekt (bij correspondentie, bv)

Via cookies verzamelt Fact Group ook automatisch anonieme informatie over uw gebruik van de Website. Fact Group registreert bijvoorbeeld automatisch welke delen van de website u bezoekt, welke webbrowser u gebruikt, welke website u bezocht toen u toegang tot de website kreeg. We kunnen u niet identificeren op basis van deze gegevens, maar ze laten Fact Group toe om statistieken op te stellen over het gebruik van de Website. Daarom impliceert het raadplegen van de website van de Fact Group dat het gebruik van bepaalde cookies wordt geaccepteerd. Gelieve voor meer informatie hieromtrent ons cookiebeleid te lezen.

Manier waarop de persoonsgegevens worden verzameld

Deze persoonlijke gegevens worden verzameld in het geval van of in het kader van:

  • een bezoek aan de website van de Fact Group;
  • het aanmaken van een account op de website van de Fact Group;
  • een offerteaanvraag;
  • het inschrijven op opleidingen;
  • de aanvraag en het uitvoeren van audits;
  • het gebruik van een dienst (al dan niet via de Website);
  • de uitwisseling van visitekaartjes;
  • een samenwerking met Fact Group;
  • de controle van uw identiteit (bijvoorbeeld tijdens klantidentificatie)
  • correspondentie uitgewisseld met Fact Group.

De persoonlijke gegevens die door Fact Group worden verzameld, worden daarom uitdrukkelijk en vrijwillig door u verstrekt.

Het verstrekken van bepaalde persoonlijke gegevens is een voorwaarde om te kunnen genieten van bepaalde diensten (bijvoorbeeld om online toegang te krijgen tot uw account). U krijgt te horen welke gegevens verplicht en welke gegevens facultatief zijn.

Gebruik van persoonlijke gegevens

Fact Group kan uw persoonlijke gegevens gebruiken voor de doeleinden uiteengezet in Bijlage 1 van dit Beleid.

In het algemeen zullen we uw persoonlijke gegevens alleen gebruiken als u hiermee hebt ingestemd of als een dergelijk gebruik gebaseerd is op een van de wettelijk voorziene juridische gronden:

  • het beschermen van onze gerechtvaardigde belangen;
  • het afsluiten, onderhandelen en uitvoeren van een overeenkomst die ons aan u bindt;
  • de naleving van een wettelijke verplichting;
  • de bescherming van het openbaar belang.

Openbaarmaking van persoonsgegevens aan derden

Fact Group zal uw persoonlijke gegevens niet aan derden bekendmaken, behalve wanneer dat nodig is in het kader van het aanbieden van producten en/ of diensten, inclusief maar niet beperkt tot:

  • de organisatie en follow-up van opleidingen;
  • de uitgevoerde beveiligingsaudits;
  • de publieksanalyse van onze website;
  • de computeropslag;
  • de naleving van de wettelijke verplichtingen die aan Fact Group worden opgelegd (zoals bijvoorbeeld door de FOD BZ).

In deze context kunnen uw persoonlijke gegevens worden verstrekt aan webmasters, betalingspartners, softwareleveranciers, cloudpartners, onze verzekeringsmaatschappij en verschillende dienstverleners waarop Fact Group een beroep doet als onderdeel van de uitvoering van haar diensten.

Als het in dit verband nodig is dat Fact Group uw persoonlijke gegevens bekendmaakt aan derden, is de betrokken derde verplicht om uw persoonlijke gegevens te gebruiken in overeenstemming met de bepalingen van dit Beleid.

Niettegenstaande vorige bepalingen is het mogelijk dat Fact Group uw persoonlijke gegevens vrijgeeft:

  • aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer Fact Group hiertoe wettelijk gebonden is of in het kader van een gerechtelijke procedure of toekomstige gerechtelijke procedure en (ii) om onze rechten te waarborgen en te verdedigen;
  • als Fact Group of bijna al haar activa worden overgenomen door een derde, in welk geval uw persoonlijke gegevens - die door Fact Group werden verzameld - tot de overgedragen activa behoren;
  • indien u hiermee in voorkomend geval uitdrukkelijk instemde.

Grensoverschrijdende verwerking van persoonsgegevens

In principe zullen we uw persoonlijke gegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER) doorgeven. In het licht van het administratief beheer van de aangeboden diensten, kan Fact Group uw persoonlijke gegevens echter wel bezorgen aan haar Tunesische dochteronderneming Positive Solutions, een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid naar Tunesisch recht en waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is in Capitole du Lac, Rue des Lacs de Mazurie, 2de verdieping te 1053 Les Berges du Lac, Tunis, BTW 1318089V/A/M/000, voor de doeleinden in deze vertegenwoordigd door de heer Yves Bastin.

Elke overdracht van persoonsgegevens buiten de EER aan een bestemmeling die zijn woonplaats of zijn maatschappelijke zetel heeft in een land dat niet valt onder een soortgelijk besluit uitgevaardigd door de Europese Commissie, is en zal onderworpen zijn aan de bepalingen van een overeenkomst voor gegevensoverdracht, die (i) de modelcontractbepalingen bevat zoals gedefinieerd in het 'Besluit van de Europese Commissie van 5 februari 2010 (Besluit 2010/87/EG)', of (ii) een ander mechanisme gebaseerd op de privacywetgeving of enige andere regelgeving met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Opslag van persoonlijke gegevens

Behoudens wanneer een langere bewaartermijn vereist of gerechtvaardigd is (i) bij wet of (ii) omwille van de naleving van een andere wettelijke verplichting, bewaart Fact Group uw persoonlijke gegevens alleen voor de periode die nodig is om de doelstellingen te bereiken en eraan te voldoen zoals beschreven in het Beleid onder het punt 'Gebruik van persoonlijke gegevens'.

Fact Group bewaart alle door haar verzamelde persoonlijke gegevens op papier en in het bedrijf, alsook op de interne computerservers, het externe computerplatform "Master" en op een cloudserver die zich in België en in Frankrijk bevindt.

Bijlage 2 : bewaartermijnen per verwerkingscategorie.

Uw rechten met betrekking tot de bescherming van uw privacy

In het kader van de verwerking van uw persoonlijke gegevens geniet u volgende rechten:

  • het recht op toegang tot uw persoonlijke gegevens;
  • het recht om uw persoonlijke gegevens te corrigeren, aan te vullen of bij te werken;
  • in bepaalde omstandigheden, het recht om uw persoonlijke gegevens te verwijderen ('recht om te worden vergeten') (Fact Group geeft in deze context aan dat bepaalde diensten niet langer toegankelijk zullen zijn of niet kunnen worden verstrekt als u bepaalde persoonlijke gegevens verwijdert of laat verwijderen)
  • het recht om de verwerking van uw persoonlijke gegevens te beperken;
  • het recht op overdraagbaarheid van uw persoonlijke gegevens;
  • het recht op bezwaar / verzet tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens.

Als u uw rechten m.b.t. uw privacy wenst uit te oefenen, vragen wij u contact op te nemen met dpo@factgroup.eu

Via het hierboven vermelde formulier kunt u deze rechten kosteloos uitoefenen. Bovendien kunt u uw persoonlijke gegevens die u op het moment van het maken van uw account moest meedelen altijd bijwerken, wijzigen en/of controleren via uw account.

U vindt meer informatie over uw rechten op de website van de gegevensbeschermingsautoriteit (hierna de "GBA") via de volgende link "https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/".

Bescherming van persoonlijke gegevens

Fact Group verbindt zich ertoe redelijke voorzorgsmaatregelen te treffen van fysieke, technologische en/of organisatorische aard om (i) ongeoorloofde toegang tot uw persoonlijke gegevens, en (ii) verlies, misbruik of de wijziging van uw persoonlijke gegevens te voorkomen.

Niettegenstaande het beveiligingsbeleid van Fact Group, de controles die ze uitvoert en de acties die ze in deze context neemt, kan er geen onfeilbaar beveiligingsniveau worden gegarandeerd. Geen enkele overdracht- of verzendingsmethode via internet of methode voor elektronische opslag is 100% veilig. Daarom kan Fact Group in deze context geen absolute veiligheid waarborgen.

Ten slotte hangt de beveiliging van uw account ook af van de vertrouwelijkheid van uw wachtwoord om toegang te krijgen tot het platform. Fact Group zal u nooit om uw wachtwoord vragen. U bent bijgevolg niet verplicht om het zelf te verstrekken. Wanneer u echter uw wachtwoord aan een derde partij hebt doorgegeven, zal deze laatste via uw wachtwoord toegang krijgen tot uw account en uw persoonlijke gegevens. In dit geval neemt u de verantwoordelijkheid op u voor de acties die worden ondernomen door het gebruik dat van uw account is gemaakt. Fact Group raadt u ten zeerste aan om, wanneer u merkt dat iemand toegang heeft tot uw account, onmiddellijk uw wachtwoord te wijzigen en contact met ons op te nemen.

Update van het Beleid

Fact Group heeft het recht huidig Beleid bij te werken door een nieuwe versie op de Website te laten verschijnen. In dit verband is het met name aangewezen om de Website en de webpagina waarop het Beleid staat vermeld regelmatig te raadplegen om er zeker van te zijn dat u op de hoogte bent van alle aangebrachte wijzigingen.

De nieuwste versie is altijd beschikbaar via deze link.

Andere websites

De Website kan eventueel hyperlinks naar andere websites bevatten. Wanneer u op een van deze links klikt, wordt u mogelijk doorgestuurd naar een andere website of internetbron die mogelijk informatie over u verzamelt via cookies of andere technologieën. Fact Group draagt geen enkele verantwoordelijkheid noch oefent enige controle uit m.b.t. deze andere sites of internetbronnen, noch over de verzameling, het gebruik en de verspreiding van uw persoonlijke gegevens. U dient zelf het privacybeleid van deze andere websites en internetbronnen te controleren om na te gaan of zij handelen conform de privacywetgeving.

Contact met Fact Group

Als u vragen hebt over het Beleid of de manier waarop Fact Group uw persoonlijke gegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, neem dan contact met ons op:

  • via e-mail : dpo@factgroup.eu
    of
  • via post : Fact Security BVBA, rue de la Station 19 te 1300 Waver

Als u niet tevreden bent met de manier waarop Fact Group de gestelde vragen of gedane opmerkingen heeft behandeld, of als u klachten heeft over de manier waarop Fact Group uw persoonlijke gegevens verzamelt, gebruikt en/of verwerkt, kunt u een klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit ("GBA").

Wat verwachten we van u?

Van uw kant verwachten we dat u ervoor zorgt dat de informatie die u ons heeft verstrekt, relevant en up-to-date is. U dient ons ook onmiddellijk op de hoogte te brengen van elke belangrijke wijziging in uw situatie. Als u ons informatie over een derde partij moet verstrekken, verzoeken wij u ervoor te zorgen dat deze laatste u hiervoor toestemming heeft verleend.

Dit Beleid kan worden gewijzigd. De meest recente versie kan worden geraadpleegd op het volgende adres : https://www.factgroup.be/nl/privacy.

Bijlage 1 – Doeleinden van het gebruik van persoonsgegevens

Fact Group kan uw persoonlijke gegevens gebruiken voor de volgende doeleinden:

  1. De ontvangst en verwerking van vragen gesteld via het contactformulier of via enige andere manier:
    Op onze website vindt u een online contactformulier. U heeft ook de mogelijkheid om telefonisch contact op te nemen met een van onze vertegenwoordigers. Om uw verzoeken (verzoeken om informatie, offerteaanvragen, enz ...) te kunnen behandelen dienen wij enkele van uw persoonlijke gegevens te verwerken.
    Voor deze verwerking kunnen we ons beroepen op ons gerechtvaardigd belang.

  2. Het beheer van uw persoonlijke of professionele account op de website van Fact Group:
    Als klant, professional of uitbater heeft u de mogelijkheid om een persoonlijk account op uw naam op de website aan te maken. Via dit account gebruiken we uw gegevens om u in staat te stellen de status van uw situatie bij Fact Group op te volgen.
    Voor deze verwerking beroepen we ons op ons gerechtvaardigd belang.

  3. Het opstellen van een bestek of offerte:
    Om op uw verzoek een bestek of een offerte op te stellen en te doen geworden zullen wij ertoe gehouden zijn enkele van uw persoonlijke gegevens te verwerken. In deze context zullen we enkele van uw persoonlijke gegevens moeten verwerken.
    Voor deze verwerking kunnen we ons beroepen op ons gerechtvaardigd belang.

  4. Het beheer van de opleidingen:
    We bieden u opleidingen aan. Om op uw verzoek in te gaan stellen we een persoonlijke offerte op en dienen we bepaalde van uw persoonlijke gegevens over te maken aan professionals uit de sector die deze opleidingen zullen verstrekken.
    Voor deze verwerking kunnen we ons beroepen op ons gerechtvaardigd belang.

  5. Het beheer van audits:
    We bieden audits die door professionals uit de sector worden uitgevoerd. Om deze audits te organiseren, moeten we enkele van uw persoonlijke gegevens doorsturen naar de professionals van bovengenoemde sector.
    Voor deze verwerking kunnen we ons beroepen op ons gerechtvaardigd belang.

  6. Het opstellen van een overeenkomst:
    Als klant, professional of uitbater sluit of zal u een overeenkomst met Fact Group sluiten, zodat de samenwerking waarvoor u op onze diensten een beroep wenst te doen, kan aanvangen. In deze context zullen we enkele van uw persoonlijke gegevens moeten verzamelen.
    Voor deze verwerking kunnen we ons beroepen op ons gerechtvaardigd belang of op een wettelijke verplichting.

  7. De uitvoering van de diensten, verwerking van uw verrichtingen en uitvoering van uw instructies:
    Wij gebruiken uw gegevens voor het uitvoeren van de diensten waarvoor u een beroep wenst te doen op Fact Group. Dit gebruik houdt in dat Fact Group in het bezit is van uw persoonlijke gegevens zolang de levering van de dienst(en) waarop u intekende dit vereist.
    Voor deze verwerking kunnen we ons beroepen op de uitvoering van een met u gesloten overeenkomst en/of op enige verbintenis die door u of door Fact Group is aangegaan.

  8. Het verzenden van facturen en het innen van betalingen:
    In het raam van de prestaties die Fact Groep uitvoert en de overeenkomsten die u met ons afsloot gebruiken we een aantal van uw persoonlijke gegevens om facturen op te stellen en, na inning van de betalingen, deze te verwerken in onze dienst boekhouding om het goede beheer van de facturatiedossiers te verzekeren.
    Voor deze verwerking kunnen we ons beroepen op ons gerechtvaardigd belang of op een wettelijke verplichting.

  9. De optimalisatie van de kwaliteit, het beheer en de inhoud van de Website - prestatiecookies:
    Als u onze website gebruikt vragen wij uw toestemming voor het gebruik van cookies. Uw toestemming vormt de wettelijke basis voor het verwerken van uw gegevens voor dit doel. Klik hier voor meer informatie over cookies.
    Voor deze verwerking kunnen we ons beroepen op ons gerechtvaardigd belang of op uw toestemming.

  10. Voor deze verwerking kunnen we ons beroepen op ons gerechtvaardigd belang of op uw toestemming.
    Door te solliciteren voor een van onze vacatures die op de website beschikbaar zijn, wordt u verzocht om ons uw CV op te sturen. Uw gegevens worden vervolgens verwerkt om uw profiel te analyseren en adequaat te kunnen reageren op uw sollicitatie.
    Voor deze verwerking kunnen we ons beroepen op ons gerechtvaardigd belang of op uw toestemming.

  11. Het opstellen van mailinglijsten:
    In het raam van de verschillende diensten die we aanbieden, creëren we een databank met contacten. In het licht hiervan kunnen sommige van uw persoonlijke gegevens in een databank worden verzameld.
    Voor deze verwerking kunnen we ons beroepen op de wettelijke basis voor het verwerken van uw gegevens voor dit doel of op uw toestemming.

  12. De naleving van wet- en regelgeving:
    Wij waken erover dat wij alle geldende wetten en regelgeving naleven. In dit kader zullen we desgevallend enkele van uw persoonlijke gegevens moeten behandelen.
    Voor deze verwerking kunnen we ons beroepen op de naleving van een wettelijke verplichting.

  13. De vrijwaring van onze rechten:
    Wij kunnen uw gegevens gebruiken om onze rechten te vrijwaren, met name voor de verdediging of de vrijwaring van onze wettelijke rechten en belangen, rechtszaken, bij schadebeheer of geschillen, in geval van herstructurering van bedrijven of andere fusievormen of overnames. Voor het gebruik ervan beroepen we ons op onze gerechtvaardigde belangen.

Bijlage 2 : bewaartermijn per doelcategorie

Doeleinden van de verwerking van persoonlijke gegevens Basis Maximum bewaartermijn (behalve indien anders bepaald)
De ontvangst en verwerking van gestelde vragen Gerechtvaardigd belang 5 jaar na het laatste contact indien klant / 3 jaar na laatste contact indien prospect.
Het opstellen van een bestek of offerte Gerechtvaardigd belang 5 jaar na het laatste contact indien klant / 3 jaar na laatste contact indien prospect.
Het beheer van de opleidingen Uitvoering van de overeenkomst 3 jaar na het laatste contact van de klant.
Het beheer van audits Uitvoering van de overeenkomst 5 jaar na het laatste contact van de klant.
Het opstellen van een overeenkomst Gerechtvaardigd belang
Wettelijke verplichting
Te bepalen door Fact Group, Bv.: 7 jaar na het laatste contact van de klant.
De uitvoering van de diensten, verwerking van uw verrichtingen en uitvoering van uw instructies Uitvoering van de overeenkomst 5 jaar na het laatste contact van de klant.
De facturen en betalingen Uitvoering van de overeenkomst
Wettelijke verplichting
7 jaar vanaf 1 januari van het jaar dat op het belastbaar jaar volgt.
De optimalisatie van de kwaliteit, het beheer en de inhoud van de Website Gerechtvaardigd belang 3 jaar na het laatste bezoek van de gebruiker van de website.
Het solliciteren voor een betrekking en ter beschikkingstelling van het CV Gerechtvaardigd belang
Instemming
- Onmiddellijke verwijdering indien het CV niet beantwoordt aan het gezochte profiel;
- Bewaring in een aanwervingsdatabank gedurende 1 jaar indien het CV potentieel beantwoordt aan het gevraagde profiel maar dat de job niet beschikbaar is;
- Onmiddellijke verwerking als het CV overeenstemt en er een job beschikbaar is. In dit geval: bewaring in het dossier van de werknemer tot 5 jaar na beëindiging van de arbeidsovereenkomst.
De opstelling van mailinglists Gerechtvaardigd belang
Instemming
5 jaar na het laatste contact indien klant / 3 jaar na laatste contact indien prospect.
Het naleven van wetten en reglementeringen Wettelijke verplichting - Documenten sociaal secretariaat: 5 jaar vanaf de dag die volgt op de beëindiging van de arbeidsovereenkomst;
- Fiscale documenten: 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de belastbare periode.
De vrijwaring van onze rechten Gerechtvaardigde belangen Zolang het geschil / de klacht aanhangig is.